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會議、活動類文件是單位決策部署、溝通協(xié)調(diào)、對外交流的直接記錄，涵蓋議程、簽到表、討論稿、決議、照片視頻等多元載體，既是檔案資源的重要組成部分，也是后續(xù)查考、追溯、總結(jié)的核心依據(jù)。這類文件具有 “產(chǎn)生集中、載體多樣、易隨時間流失” 的特點 —— 若會議活動結(jié)束后不及時整理，易出現(xiàn)材料散落、關(guān)鍵信息遺漏的問題；若即時整理與后續(xù)歸檔脫節(jié)，又會導(dǎo)致整理成果無法高效轉(zhuǎn)化為規(guī)范檔案，形成 “整理無效、歸檔混亂” 的困境。因此，做好會議活動類文件的即時整理與后續(xù)歸檔銜接，是保障檔案完整性、提升檔案利用價值的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。?
一、即時整理：筑牢歸檔基礎(chǔ)?
即時整理是會議活動類文件管理的 “第一道防線”，其核心目的是 “及時鎖定材料、避免信息流失”。會議活動結(jié)束后（建議 24 小時內(nèi)），需立即啟動整理工作，而非等待集中歸檔階段再處理 —— 此時參與人員記憶清晰，材料（如現(xiàn)場手寫記錄、臨時分發(fā)的討論稿）未分散，能最大程度歸集完整材料。若延遲整理，可能出現(xiàn) “參會人員帶走材料未歸還”“臨時記錄丟失”“視頻照片因設(shè)備清理被刪除” 等問題，后期再補充會耗費更多精力，甚至無法找回關(guān)鍵材料。此外，即時整理能提前篩選無效信息（如重復(fù)打印的草稿、未使用的議程初稿），減少后續(xù)歸檔時的材料篩選工作量，為規(guī)范歸檔奠定基礎(chǔ)。?
二、即時整理的核心內(nèi)容?
會議活動類文件的即時整理需圍繞 “分類、核對、標注” 三個核心動作展開，確保材料有序化。其一，分類梳理，按 “文件類型 + 重要程度” 劃分，如將文字材料分為 “核心文件”（議程、決議、簽到表）、“輔助文件”（討論稿、發(fā)言提綱）、“參考文件”（背景資料、前期匯報），音視頻材料單獨分類并標注對應(yīng)環(huán)節(jié)（如 “開幕式視頻”“小組討論錄音”），避免不同類型材料混雜；其二，核對完整性，對照會議活動流程，逐一核查是否遺漏關(guān)鍵材料，如會議需確認是否有 “決議簽字頁”“表決記錄”，活動需確認是否有 “參與人員登記表”“現(xiàn)場照片”，發(fā)現(xiàn)缺失及時聯(lián)系相關(guān)人員補充；其三，初步標注，在每份材料上簡要標注關(guān)鍵信息，如 “2024 年 XX 會議 - 議程（最終版）”“XX 活動 - 小組討論稿（A 組）”，標注需簡潔明了，為后續(xù)歸檔編目提供依據(jù)。?
三、銜接歸檔的關(guān)鍵要點?
即時整理后的材料需通過規(guī)范銜接，平穩(wěn)過渡至后續(xù)歸檔環(huán)節(jié)，避免 “整理與歸檔兩張皮”。首先，建立交接臺賬，即時整理完成后，整理人需填寫 “會議活動文件交接表”，注明材料名稱、數(shù)量、載體類型（紙質(zhì) / 電子）、整理狀態(tài)（完整 / 待補充），交接給檔案管理人員，雙方簽字確認，明確責任歸屬；其次，統(tǒng)一分類標準，即時整理的分類需與單位檔案管理體系的分類標準一致，如單位檔案按 “年度 - 機構(gòu) - 類別” 分類，即時整理時需提前標注材料對應(yīng)的年度、主辦機構(gòu)，避免后續(xù)歸檔時因分類不符重新調(diào)整；最后，明確銜接時限，即時整理材料需在會議活動結(jié)束后 1 周內(nèi)移交歸檔（特殊情況不超過 2 周），檔案管理人員接收后，需在 1 個月內(nèi)完成正式編目、著錄、入庫，確保 “即時整理 - 移交 - 歸檔” 流程連貫，避免材料長期存放于過渡環(huán)節(jié)導(dǎo)致丟失。?
綜上，會議活動類文件的即時整理是 “源頭保障”，后續(xù)歸檔是 “規(guī)范落地”，二者的無縫銜接直接決定了這類檔案的質(zhì)量。只有重視即時整理的及時性與規(guī)范性，同時明確銜接流程與責任，才能讓會議活動類文件真正轉(zhuǎn)化為 “完整、有序、可用” 的檔案資源，為單位的歷史追溯、決策參考提供可靠支撐。
