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檔案鑒定是檔案管理流程中決定檔案“留存與銷毀”“保管期限調(diào)整”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而鑒定意見書與審批表作為鑒定過程的書面載體，不僅是記錄鑒定結(jié)論、明確責(zé)任主體的核心依據(jù)，更是后續(xù)檔案管理追溯、合規(guī)檢查的重要憑證。若填寫不規(guī)范、歸檔不及時(shí)，可能導(dǎo)致鑒定結(jié)論模糊、責(zé)任無法追溯，甚至引發(fā)檔案管理混亂（如誤銷毀有價(jià)值檔案、超期留存無價(jià)值檔案）。因此，明確檔案鑒定意見書與審批表的填寫規(guī)范、落實(shí)歸檔要求，是保障檔案鑒定工作合規(guī)、有序開展的基礎(chǔ)，也是構(gòu)建完整檔案管理閉環(huán)的重要組成部分。?
一、鑒定意見書的填寫規(guī)范?
鑒定意見書是對(duì)檔案鑒定過程、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論的詳細(xì)記錄，需確保內(nèi)容“完整、準(zhǔn)確、清晰”，核心填寫規(guī)范可分為“基礎(chǔ)信息”“鑒定內(nèi)容”“結(jié)論與意見”三部分：?
（一）基礎(chǔ)信息：清晰標(biāo)注檔案與鑒定背景?
基礎(chǔ)信息是識(shí)別鑒定對(duì)象、明確鑒定場(chǎng)景的前提，需填寫完整且無遺漏：?
一是檔案基本信息，需準(zhǔn)確填寫擬鑒定檔案的核心標(biāo)識(shí)，包括檔案類別（如人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案）、檔案編號(hào)（需與檔案管理系統(tǒng)中的編號(hào)一致，確?？删珳?zhǔn)定位）、形成單位/部門、形成時(shí)間、保管期限（當(dāng)前標(biāo)注的保管期限，如“短期3年”“長(zhǎng)期10年”“永久”）、檔案數(shù)量（按“卷”“件”“冊(cè)”等最小管理單元統(tǒng)計(jì)，避免按“頁”統(tǒng)計(jì)導(dǎo)致模糊）；?
二是鑒定基礎(chǔ)信息，需標(biāo)注鑒定小組信息（如鑒定小組成員姓名、所屬部門，若為多部門聯(lián)合鑒定，需逐一列明）、鑒定時(shí)間（精確到年月日）、鑒定目的（明確此次鑒定是“到期銷毀鑒定”“保管期限調(diào)整鑒定”還是“特殊檔案價(jià)值重估鑒定”），確保后續(xù)可清晰追溯鑒定的背景與參與主體。?
（二）鑒定內(nèi)容：明確依據(jù)與分析過程?
鑒定內(nèi)容是體現(xiàn)鑒定科學(xué)性、合規(guī)性的核心，需圍繞“鑒定依據(jù)”與“檔案價(jià)值分析”展開：?
一是鑒定依據(jù)填寫，需列明此次鑒定所遵循的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)與制度，如《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案保管期限表》及單位內(nèi)部檔案管理制度，避免僅籠統(tǒng)填寫“依據(jù)相關(guān)規(guī)定”，需具體到法規(guī)名稱、條款或制度編號(hào)（如“依據(jù)《XX公司檔案管理辦法》第三章第十條‘財(cái)務(wù)檔案保管期限規(guī)定’”），確保鑒定有明確合規(guī)支撐；?
二是檔案價(jià)值分析，需結(jié)合檔案特性與鑒定目的，分維度說明價(jià)值判斷過程：若為“到期銷毀鑒定”，需分析檔案是否仍具備業(yè)務(wù)價(jià)值（如是否與當(dāng)前/未來業(yè)務(wù)相關(guān)、是否需支撐后續(xù)合規(guī)檢查）、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如是否涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、未處理訴訟糾紛）；若為“保管期限調(diào)整鑒定”，需說明調(diào)整理由（如原標(biāo)注“短期”的檔案因涉及長(zhǎng)期合作項(xiàng)目，需調(diào)整為“長(zhǎng)期”），避免僅給出結(jié)論而無分析，確保價(jià)值判斷可追溯、可驗(yàn)證。?
（三）結(jié)論與意見：明確且無歧義?
鑒定結(jié)論是鑒定意見書的核心，需表述清晰、無歧義，避免模糊表述：?
一是鑒定結(jié)論，需根據(jù)鑒定目的明確給出結(jié)果，如“到期銷毀鑒定”需明確“同意銷毀”或“不同意銷毀（建議延長(zhǎng)保管X年）”；“保管期限調(diào)整鑒定”需明確“原保管期限XX調(diào)整為XX”；若存在部分檔案需特殊處理（如某份檔案需單獨(dú)留存、某份檔案需先脫敏再銷毀），需單獨(dú)列明“特殊處理檔案清單”及理由，避免與整體結(jié)論混淆；?
二是簽字確認(rèn)，鑒定小組成員需逐一簽字確認(rèn)（禁止代簽），并標(biāo)注簽字日期，若成員對(duì)結(jié)論有不同意見，需在“補(bǔ)充意見”欄單獨(dú)注明（如“不同意某份檔案銷毀，理由：該檔案仍涉及未完結(jié)項(xiàng)目售后”），確保責(zé)任到人，避免后續(xù)責(zé)任推諉。?
二、審批表的填寫規(guī)范?
審批表是對(duì)鑒定意見書的審核與確認(rèn)，是鑒定結(jié)論生效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需體現(xiàn)“層級(jí)審核、責(zé)任明確”，核心填寫規(guī)范聚焦“審核層級(jí)”與“審核意見”：?
（一）審核層級(jí)：按權(quán)限劃分填寫主體?
審批表需根據(jù)單位檔案管理權(quán)限，設(shè)置合理的審核層級(jí)（通常分為“部門審核”“檔案管理部門審核”“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”三級(jí)，具體層級(jí)可結(jié)合單位規(guī)模調(diào)整），每一層級(jí)需由對(duì)應(yīng)權(quán)限主體填寫：?
一是部門審核，由擬鑒定檔案的形成部門或歸口管理部門負(fù)責(zé)人填寫，主要審核“檔案價(jià)值判斷的合理性”（如確認(rèn)檔案是否仍與部門業(yè)務(wù)相關(guān)、是否存在未發(fā)現(xiàn)的價(jià)值），審核通過后需簽字并標(biāo)注日期，若不通過需說明理由（如“建議補(bǔ)充該檔案與當(dāng)前項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)證明，再重新鑒定”）；?
二是檔案管理部門審核，由單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人填寫，重點(diǎn)審核“鑒定流程合規(guī)性”與“依據(jù)充分性”（如檢查鑒定小組組成是否符合規(guī)定、鑒定依據(jù)是否準(zhǔn)確、鑒定意見書填寫是否完整），確保鑒定過程符合法規(guī)與制度要求，審核通過后簽字確認(rèn)；?
三是分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由單位分管檔案工作或相關(guān)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)填寫，主要進(jìn)行“最終決策審核”，對(duì)涉及重要檔案（如永久保管檔案、涉密檔案、大額財(cái)務(wù)檔案）的鑒定結(jié)論進(jìn)行最終確認(rèn)，審批通過后鑒定結(jié)論正式生效，審批意見需明確“同意”或“不同意”，不同意需指明需調(diào)整的方向。?
（二）審核意見：表述明確且附理由?
每一層級(jí)的審核意見需避免僅簽“同意”“不同意”，需結(jié)合審核重點(diǎn)補(bǔ)充簡(jiǎn)要理由，確保審核邏輯可追溯：?
如部門審核意見可寫“同意該批財(cái)務(wù)檔案（2019年度憑證）銷毀鑒定結(jié)論，該批檔案已超保管期限，且無未結(jié)清業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)”；檔案管理部門審核意見可寫“同意審批，此次鑒定依據(jù)《XX機(jī)關(guān)檔案保管期限表》執(zhí)行，鑒定小組由檔案部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部組成，流程合規(guī)”；若審核不通過，需明確指出問題（如“不同意，鑒定依據(jù)未包含最新修訂的《XX行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，需補(bǔ)充核對(duì)后重新提交”），避免后續(xù)反復(fù)溝通調(diào)整。?
三、鑒定記錄的歸檔要求?
鑒定意見書與審批表作為檔案管理的重要憑證，需在鑒定流程結(jié)束后及時(shí)歸檔，確?！巴暾舸?、便捷追溯”，核心歸檔要求包括“歸檔時(shí)限”“歸檔內(nèi)容”“歸檔管理”三方面：
（一）歸檔時(shí)限：及時(shí)留存，不拖延?
鑒定流程結(jié)束（即分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過）后，需在5-10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔（具體時(shí)限可結(jié)合單位檔案管理規(guī)定調(diào)整），避免因拖延導(dǎo)致記錄丟失或與其他檔案混淆；若鑒定結(jié)論為“不同意銷毀/調(diào)整”，需將鑒定意見書、審批表與擬鑒定檔案一并歸位，確保檔案與鑒定記錄關(guān)聯(lián)；若結(jié)論為“同意銷毀”，需在銷毀流程完成后，將鑒定記錄與《檔案銷毀記錄表》一并歸檔，形成完整的銷毀閉環(huán)記錄。?
（二）歸檔內(nèi)容：完整收集，不遺漏?
歸檔時(shí)需確保鑒定相關(guān)記錄“全鏈條收集”，除鑒定意見書、審批表原件外，還需附相關(guān)支撐材料，如：?
擬鑒定檔案的清單（需與鑒定意見書中的檔案信息一致，作為鑒定對(duì)象的明細(xì)依據(jù)）；?
鑒定過程中形成的補(bǔ)充說明（如對(duì)有爭(zhēng)議檔案的價(jià)值補(bǔ)充分析、與相關(guān)部門的溝通記錄）；若涉及多部門聯(lián)合鑒定，需附鑒定小組授權(quán)文件（如單位關(guān)于組建此次鑒定小組的通知）；所有歸檔材料需按“審批表-鑒定意見書-支撐材料”的順序整理，確保邏輯清晰。?
（三）歸檔管理：規(guī)范存儲(chǔ)，可追溯?
歸檔管理需遵循檔案存儲(chǔ)的通用標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)兼顧鑒定記錄的查詢需求：?
一是存儲(chǔ)方式，紙質(zhì)鑒定記錄需與對(duì)應(yīng)檔案的管理類別一致（如人事檔案的鑒定記錄歸入人事檔案歸檔范圍，財(cái)務(wù)檔案的鑒定記錄歸入財(cái)務(wù)檔案歸檔范圍），存入專用檔案柜，標(biāo)注“鑒定記錄”及對(duì)應(yīng)檔案編號(hào)；電子鑒定記錄（如掃描件、電子填寫版）需存入檔案管理系統(tǒng)，與對(duì)應(yīng)檔案的電子條目關(guān)聯(lián)，確保檢索檔案時(shí)可同步調(diào)取鑒定記錄，且電子文件需采用PDF/A等長(zhǎng)期保存格式，避免格式失效；?
二是查閱管理，鑒定記錄的查閱需遵循檔案查閱權(quán)限（如內(nèi)部業(yè)務(wù)部門查閱需經(jīng)檔案管理部門審批，外部單位查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批），查閱時(shí)需登記《檔案查閱登記表》，禁止涂改、復(fù)制鑒定記錄（除非有合規(guī)審批），確保記錄的完整性與安全性，為后續(xù)合規(guī)檢查、責(zé)任追溯提供可靠依據(jù)。
