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檔案鑒定是對檔案“價(jià)值生命周期”的階段性評估，而鑒定后的分類處置（需銷毀、移交、續(xù)存）則是將評估結(jié)果轉(zhuǎn)化為實(shí)際管理動(dòng)作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)——若處置流程不規(guī)范，可能導(dǎo)致“該毀未毀”造成存儲資源浪費(fèi)、“該移未移”影響檔案共享利用、“該續(xù)未續(xù)”導(dǎo)致有價(jià)值檔案流失，甚至引發(fā)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。因此，《檔案法》及檔案管理相關(guān)規(guī)范明確要求，檔案鑒定結(jié)束后需根據(jù)鑒定結(jié)論，對檔案進(jìn)行分類處置，并嚴(yán)格遵循對應(yīng)流程：需銷毀檔案需通過合規(guī)流程徹底清除，避免信息泄露；需移交檔案需按規(guī)定辦理交接，確保責(zé)任轉(zhuǎn)移；需續(xù)存檔案需更新管理信息，保障后續(xù)可查。三類處置流程既相互獨(dú)立又共同構(gòu)成檔案管理的“價(jià)值閉環(huán)”，是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的核心支撐。?
一、需銷毀檔案的處置流程?
需銷毀檔案是指經(jīng)鑒定確認(rèn)“無業(yè)務(wù)價(jià)值、無法律風(fēng)險(xiǎn)、已超保管期限”的檔案，其處置需圍繞“合規(guī)性”“安全性”展開，核心流程包括“銷毀前準(zhǔn)備、現(xiàn)場監(jiān)督銷毀、銷毀后記錄歸檔”三步，避免違規(guī)銷毀或信息殘留：?
（一）銷毀前準(zhǔn)備：明確清單與審批?
一是確認(rèn)銷毀清單，檔案管理部門需根據(jù)鑒定意見書與審批表，整理《擬銷毀檔案清單》，明確檔案名稱、編號、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、鑒定結(jié)論等信息，確保清單與實(shí)際檔案一致（需逐份核對，避免錯(cuò)放或遺漏）；二是選擇合規(guī)銷毀方式，根據(jù)檔案載體類型（紙質(zhì)、電子、磁帶等）選擇符合規(guī)范的銷毀方式：紙質(zhì)檔案需選擇具備資質(zhì)的專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)（需提供營業(yè)執(zhí)照、保密資質(zhì)證明），采用粉碎、焚燒等不可逆方式；電子檔案需通過專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件（如符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的粉碎軟件）徹底清除，或?qū)Υ鎯d體（如硬盤、U盤）進(jìn)行物理銷毀（如消磁、拆解），避免數(shù)據(jù)恢復(fù)；三是履行銷毀審批，將《擬銷毀檔案清單》及銷毀方式說明提交單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可啟動(dòng)銷毀流程，禁止未經(jīng)審批擅自銷毀。?
（二）現(xiàn)場監(jiān)督銷毀：確保過程可控?
銷毀實(shí)施時(shí)需有專人現(xiàn)場監(jiān)督（通常由檔案部門、形成部門、法律部門各指派1名代表組成監(jiān)督小組），監(jiān)督內(nèi)容包括：一是確認(rèn)檔案一致性，監(jiān)督人員需核對現(xiàn)場待銷毀檔案與《擬銷毀檔案清單》是否一致，避免非銷毀檔案混入；二是監(jiān)督銷毀過程，全程跟蹤銷毀操作（如紙質(zhì)檔案粉碎過程、電子數(shù)據(jù)銷毀進(jìn)度），確保銷毀方式符合約定（如粉碎顆粒度需達(dá)到“無法復(fù)原”標(biāo)準(zhǔn)，電子數(shù)據(jù)銷毀后需通過檢測工具確認(rèn)無殘留）；三是處理特殊情況，若銷毀過程中發(fā)現(xiàn)“疑似有價(jià)值檔案”或“涉密檔案”，需立即暫停銷毀，重新核對鑒定結(jié)論，確認(rèn)無誤后再繼續(xù)，避免誤銷毀。?
（三）銷毀后記錄歸檔：留存憑證?
銷毀結(jié)束后，需完成兩項(xiàng)關(guān)鍵工作：一是獲取銷毀證明，由專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)出具《檔案銷毀證明》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量、監(jiān)督人員等信息，并加蓋機(jī)構(gòu)公章；二是歸檔銷毀記錄，檔案管理部門需將《擬銷毀檔案清單》《銷毀審批表》《檔案銷毀證明》《現(xiàn)場監(jiān)督記錄》等材料整理歸檔，形成完整的銷毀檔案，作為后續(xù)合規(guī)檢查的依據(jù)，確保銷毀過程可追溯。?
二、需移交檔案的處置流程?
需移交檔案是指經(jīng)鑒定確認(rèn)“需轉(zhuǎn)移至其他單位或部門管理”的檔案（如跨單位協(xié)作檔案移交至合作方、內(nèi)部部門調(diào)整導(dǎo)致檔案移交至新歸口部門、到期的短期檔案移交至檔案館保存等），其處置核心是“責(zé)任清晰、信息完整”，流程包括“移交前準(zhǔn)備、交接核驗(yàn)、移交后登記”三步：?
（一）移交前準(zhǔn)備：整理檔案與信息?
一是整理檔案實(shí)體與信息，檔案管理部門需對擬移交檔案進(jìn)行整理：紙質(zhì)檔案需按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊，標(biāo)注頁碼、填寫卷內(nèi)目錄；電子檔案需轉(zhuǎn)換為通用格式（如PDF/A、JPEG），并附帶元數(shù)據(jù)（如形成時(shí)間、著錄信息、鑒定結(jié)論）；同時(shí)需編制《擬移交檔案移交清冊》，詳細(xì)列明檔案名稱、編號、數(shù)量、載體類型、保管期限、移交原因等信息；二是溝通移交細(xì)節(jié)，與接收方（如其他單位檔案部門、內(nèi)部新歸口部門）溝通移交時(shí)間、地點(diǎn)、交接人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)，明確雙方責(zé)任（如移交前由移交方負(fù)責(zé)檔案安全，移交后由接收方負(fù)責(zé)）。
（二）交接核驗(yàn)：確認(rèn)無誤后簽字?
交接現(xiàn)場需由移交方與接收方共同完成核驗(yàn)：一是檔案核驗(yàn)，雙方對照《擬移交檔案移交清冊》，逐份核對檔案實(shí)體（或電子文件）的完整性（如紙質(zhì)檔案是否缺頁、電子檔案是否可正常打開）、準(zhǔn)確性（如檔案編號與清冊是否一致）；二是資料移交，移交方需將與檔案相關(guān)的輔助材料（如鑒定意見書、卷內(nèi)目錄、歷史利用記錄）一并移交接收方，確保接收方完整掌握檔案背景；三是簽署交接單，核驗(yàn)無誤后，雙方在《檔案移交交接單》上簽字并加蓋公章（或部門章），交接單需注明交接時(shí)間、交接人員、檔案數(shù)量、核驗(yàn)結(jié)果等信息，雙方各留存1份，作為責(zé)任轉(zhuǎn)移的憑證。?
（三）移交后登記：更新管理信息?
移交完成后，移交方需在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)（標(biāo)注“已移交”，并記錄接收方名稱、交接時(shí)間、交接單號），避免后續(xù)誤查詢；接收方需及時(shí)將移交檔案納入本單位/部門檔案管理體系，完成建檔登記（如分配新的檔案編號、錄入管理系統(tǒng)、確定存儲位置），確保檔案后續(xù)可正常檢索與利用。?
三、需續(xù)存檔案的處置流程?
需續(xù)存檔案是指經(jīng)鑒定確認(rèn)“仍具業(yè)務(wù)價(jià)值、法律風(fēng)險(xiǎn)或未達(dá)保管期限”的檔案，其處置核心是“更新管理信息、優(yōu)化保管方式”，流程包括“續(xù)存信息更新、保管方式調(diào)整、后續(xù)跟蹤管理”三步，確保續(xù)存期間檔案安全可查：?
（一）續(xù)存信息更新：明確續(xù)存依據(jù)與期限?
一是標(biāo)注續(xù)存依據(jù)，檔案管理部門需在檔案實(shí)體（或電子檔案元數(shù)據(jù)）中注明續(xù)存依據(jù)，如“根據(jù)XX鑒定意見書（編號XXX），續(xù)存至XXXX年”“因涉及未完結(jié)項(xiàng)目，續(xù)存至項(xiàng)目結(jié)束”，避免后續(xù)重復(fù)鑒定；二是更新保管期限，在檔案管理系統(tǒng)及檔案標(biāo)簽中更新續(xù)存后的保管期限（如原保管期限“短期3年”調(diào)整為“續(xù)存至2028年”），并設(shè)置到期提醒（如在管理系統(tǒng)中添加“2028年1月提醒重新鑒定”），確保后續(xù)及時(shí)再次評估。?
（二）保管方式調(diào)整：匹配續(xù)存需求?
根據(jù)續(xù)存檔案的價(jià)值等級與利用頻率，調(diào)整保管方式：一是高頻利用檔案（如仍支撐日常業(yè)務(wù)的續(xù)存檔案），可將其轉(zhuǎn)移至檔案庫房的“易取區(qū)域”（如靠近庫房入口的貨架），或制作電子副本存入便捷檢索的系統(tǒng)，提升利用效率；二是高價(jià)值/涉密續(xù)存檔案（如涉及核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密的續(xù)存檔案），需加強(qiáng)保管措施，如存入帶鎖檔案柜、增加監(jiān)控覆蓋、限制查閱權(quán)限，避免安全風(fēng)險(xiǎn)；三是特殊載體續(xù)存檔案（如磁帶、光盤），需檢查載體狀態(tài)（如磁帶是否老化、光盤是否劃傷），必要時(shí)進(jìn)行修復(fù)或轉(zhuǎn)錄（如磁帶轉(zhuǎn)數(shù)字），確保續(xù)存期間載體完好。?
（三）后續(xù)跟蹤管理：定期檢查?
續(xù)存期間需定期對檔案進(jìn)行檢查（通常每半年檢查1次），檢查內(nèi)容包括：一是檔案狀態(tài)檢查，查看紙質(zhì)檔案是否霉變、蟲蛀、破損，電子檔案是否可正常讀取，存儲載體是否損壞；二是價(jià)值重估，若期間業(yè)務(wù)需求、法規(guī)要求發(fā)生變化（如原續(xù)存依據(jù)的項(xiàng)目提前結(jié)束、相關(guān)法規(guī)調(diào)整保管期限），需及時(shí)啟動(dòng)重新鑒定，判斷是否仍需續(xù)存，避免“過度續(xù)存”或“提前失效”；三是更新利用記錄，記錄續(xù)存期間的檔案利用情況（如查閱人員、查閱時(shí)間、查閱目的），為下次鑒定提供“利用頻率”參考依據(jù)。
