服務(wù)熱線
檔案查閱服務(wù)是檔案發(fā)揮利用價(jià)值的核心環(huán)節(jié)，其中現(xiàn)場(chǎng)查閱因“直接接觸檔案實(shí)體”“使用場(chǎng)景可控”的特點(diǎn)，成為機(jī)關(guān)、企業(yè)、檔案館等機(jī)構(gòu)最常用的查閱形式。但現(xiàn)場(chǎng)查閱過(guò)程中，檔案的調(diào)取、使用、歸還每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在安全風(fēng)險(xiǎn)。調(diào)取時(shí)若信息核對(duì)失誤易拿錯(cuò)檔案，使用時(shí)若監(jiān)督缺位可能導(dǎo)致檔案涂改、破損、遺失，歸還時(shí)若清點(diǎn)不細(xì)致易遺漏檔案部件。因此，規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)查閱的“檔案調(diào)取-使用監(jiān)督-歸還清點(diǎn)”全流程，既是保障檔案實(shí)體安全與信息完整的關(guān)鍵，也是提升查閱服務(wù)效率、滿足用戶合理利用需求的基礎(chǔ)，需建立標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯的操作流程，實(shí)現(xiàn)“安全與利用”的平衡。?
一、現(xiàn)場(chǎng)查閱的檔案調(diào)取流程?
檔案調(diào)取是現(xiàn)場(chǎng)查閱的起始環(huán)節(jié)，核心目標(biāo)是“精準(zhǔn)、快速調(diào)取所需檔案，同時(shí)記錄查閱軌跡”，需通過(guò)“申請(qǐng)審核-信息核對(duì)-檔案提取-交接登記”四步操作，確保調(diào)取過(guò)程規(guī)范可控，避免檔案錯(cuò)拿或信息泄露。?
（一）申請(qǐng)審核：明確查閱權(quán)限與需求?
用戶申請(qǐng)現(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)，需先完成權(quán)限與需求審核，杜絕無(wú)權(quán)限查閱或超范圍查閱：?
身份與權(quán)限驗(yàn)證：個(gè)人用戶需提供有效身份證件（如身份證、工作證），單位用戶需提供加蓋公章的《檔案查閱申請(qǐng)函》及經(jīng)辦人身份證件；檔案管理人員需核對(duì)用戶身份與查閱權(quán)限（如根據(jù)單位《檔案查閱管理辦法》，確認(rèn)用戶是否有權(quán)查閱涉密檔案或敏感檔案），對(duì)無(wú)權(quán)限的查閱申請(qǐng)，需明確說(shuō)明理由并拒絕；?
查閱需求確認(rèn)：用戶需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)列明所需檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、查閱用途（如“用于項(xiàng)目復(fù)盤(pán)”“用于合規(guī)檢查”），管理人員需根據(jù)申請(qǐng)表信息，初步判斷所需檔案是否存在、是否符合利用規(guī)定（如永久保管檔案是否允許現(xiàn)場(chǎng)查閱、涉密檔案是否需經(jīng)審批），對(duì)需求模糊的（如僅填寫(xiě)“查閱財(cái)務(wù)檔案”），需引導(dǎo)用戶補(bǔ)充信息，避免后續(xù)調(diào)取時(shí)盲目查找。?
（二）信息核對(duì)與檔案提取?
審核通過(guò)后，管理人員需精準(zhǔn)定位并提取檔案，避免調(diào)取錯(cuò)誤：?
檔案信息核對(duì)：根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，在檔案管理系統(tǒng)中檢索所需檔案的存儲(chǔ)位置（如庫(kù)房編號(hào)、密集架編號(hào)、層架位置），記錄檔案的核心信息（如檔案編號(hào)、載體類型、數(shù)量），再前往庫(kù)房提取；提取前需再次核對(duì)檔案編號(hào)與申請(qǐng)表是否一致，防止因系統(tǒng)信息誤差或人為疏忽拿錯(cuò)檔案；?
檔案提取規(guī)范：提取紙質(zhì)檔案時(shí)，需輕拿輕放，避免折疊、擠壓或撕裂檔案，若檔案存放在密集架中，需按規(guī)范操作密集架（先解鎖、再移動(dòng)、后鎖定），禁止強(qiáng)行拉扯架體導(dǎo)致檔案掉落；提取特殊載體檔案（如照片、磁帶）時(shí)，需使用專用工具（如膠片鑷子、磁帶盒），避免直接用手接觸載體表面，防止指紋污染或磁粉脫落。?
（三）交接登記：記錄調(diào)取軌跡?
檔案提取后，需與用戶完成交接登記，明確責(zé)任轉(zhuǎn)移：?
填寫(xiě)《檔案調(diào)取登記表》：登記表需列明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、調(diào)取時(shí)間、用戶姓名、經(jīng)辦人姓名，用戶需簽字確認(rèn)，管理人員需核對(duì)簽字信息與身份證件一致，確保責(zé)任可追溯；
檔案狀態(tài)告知：交接時(shí)，管理人員需向用戶告知檔案當(dāng)前狀態(tài)（如“該檔案邊緣有輕微撕裂，查閱時(shí)請(qǐng)注意保護(hù)”“照片檔案已裝入密封袋，禁止自行拆開(kāi)”），提醒用戶遵守使用規(guī)范，避免因用戶不知情導(dǎo)致檔案二次損傷。?
二、現(xiàn)場(chǎng)查閱的使用監(jiān)督流程?
使用監(jiān)督是現(xiàn)場(chǎng)查閱的核心環(huán)節(jié)，目標(biāo)是“實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案使用過(guò)程，防止違規(guī)操作”，需通過(guò)“指定查閱區(qū)域-全程監(jiān)督使用-違規(guī)及時(shí)制止”的方式，確保檔案在使用中始終處于安全狀態(tài)。?
（一）指定查閱區(qū)域：限定使用范圍?
劃分專用查閱區(qū)：現(xiàn)場(chǎng)查閱需在指定的檔案查閱室進(jìn)行，查閱室需配備固定桌椅、照明設(shè)備、監(jiān)控?cái)z像頭（攝像頭需覆蓋所有查閱位置，確保無(wú)監(jiān)控死角），禁止在庫(kù)房、走廊、辦公室等非指定區(qū)域查閱檔案，避免檔案脫離監(jiān)控范圍；?
查閱區(qū)設(shè)施配置：查閱桌上需放置“檔案保護(hù)提示牌”，列明禁止行為（如“禁止涂改、勾畫(huà)檔案”“禁止拍攝、復(fù)印未授權(quán)檔案”“禁止攜帶飲料、食物入內(nèi)”），配備無(wú)酸紙墊（鋪在桌上，防止桌面污漬污染檔案）、放大鏡（供用戶查看細(xì)微字跡，避免用戶用手觸摸檔案表面），禁止放置鋼筆、圓珠筆、尖銳工具（防止誤劃?rùn)n案）。?
（二）全程監(jiān)督使用：實(shí)時(shí)監(jiān)控操作?
動(dòng)態(tài)巡查：管理人員需每15-30分鐘對(duì)查閱區(qū)進(jìn)行一次巡查，觀察用戶操作是否規(guī)范（如是否有勾畫(huà)檔案、折疊紙張、私自拍攝等行為），檢查檔案是否放置在無(wú)酸紙墊上、是否有脫離用戶視線的情況，對(duì)多人共同查閱同一檔案的，需確認(rèn)所有查閱人均已登記權(quán)限，避免無(wú)關(guān)人員接觸檔案；?
特殊檔案重點(diǎn)監(jiān)督：對(duì)涉密檔案、珍貴檔案（如歷史手稿），需采取“一對(duì)一”監(jiān)督模式，管理人員需在查閱現(xiàn)場(chǎng)全程陪同，用戶每翻閱一頁(yè)檔案需經(jīng)管理人員確認(rèn)，禁止用戶獨(dú)自持有檔案，查閱結(jié)束后需立即收回檔案，防止檔案失控；?
拍攝與復(fù)印管理：若用戶申請(qǐng)拍攝或復(fù)印檔案，需先提交《檔案復(fù)制申請(qǐng)》，經(jīng)審批通過(guò)后，由管理人員操作拍攝或復(fù)印設(shè)備（禁止用戶自行操作），拍攝時(shí)需使用無(wú)閃光燈模式，復(fù)印時(shí)需選擇無(wú)酸紙張，復(fù)制完成后需核對(duì)復(fù)制件與原件一致，多余復(fù)印件需當(dāng)場(chǎng)銷毀，防止信息泄露。?
（三）違規(guī)及時(shí)制止：糾正不當(dāng)行為?
輕微違規(guī)提醒：若發(fā)現(xiàn)用戶有輕微違規(guī)行為（如檔案未放在無(wú)酸紙墊上、翻閱速度過(guò)快導(dǎo)致紙張摩擦），管理人員需及時(shí)口頭提醒，告知正確操作方式，避免用戶因不了解規(guī)范導(dǎo)致違規(guī)；?
嚴(yán)重違規(guī)處理：若發(fā)現(xiàn)用戶有涂改、勾畫(huà)、私藏、拍攝未授權(quán)檔案等嚴(yán)重違規(guī)行為，需立即制止，收回檔案，保存相關(guān)證據(jù)（如監(jiān)控錄像、違規(guī)現(xiàn)場(chǎng)照片），根據(jù)單位《檔案管理處罰辦法》進(jìn)行處理（如通報(bào)用戶單位、追究責(zé)任），情節(jié)嚴(yán)重的（如涉及涉密信息），需上報(bào)相關(guān)部門(mén)。?
三、現(xiàn)場(chǎng)查閱的歸還清點(diǎn)流程?
歸還清點(diǎn)是現(xiàn)場(chǎng)查閱的收尾環(huán)節(jié)，目標(biāo)是“確保檔案完整歸還，恢復(fù)存儲(chǔ)狀態(tài)”，需通過(guò)“用戶歸還申請(qǐng)-檔案清點(diǎn)核對(duì)-狀態(tài)確認(rèn)-歸檔存儲(chǔ)”的流程，實(shí)現(xiàn)檔案閉環(huán)管理。?
（一）用戶歸還申請(qǐng)：發(fā)起歸還流程?
用戶查閱結(jié)束后，需向管理人員提交歸還申請(qǐng)，說(shuō)明“查閱完成，申請(qǐng)歸還檔案”，管理人員需先收回用戶持有的《檔案調(diào)取登記表》，確認(rèn)歸還人與調(diào)取人一致，避免他人代還導(dǎo)致責(zé)任不清。?
（二）檔案清點(diǎn)核對(duì)：確保完整無(wú)缺?
數(shù)量核對(duì)：根據(jù)《檔案調(diào)取登記表》，逐一核對(duì)歸還檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量，確認(rèn)無(wú)缺失（如是否有檔案頁(yè)遺漏、附件未歸還、特殊載體部件丟失），對(duì)多卷/多冊(cè)檔案，需按順序核對(duì)卷號(hào)、冊(cè)號(hào)，確保排列順序與調(diào)取時(shí)一致；?
狀態(tài)核對(duì)：檢查檔案狀態(tài)是否與調(diào)取時(shí)一致，重點(diǎn)查看是否有新增損傷（如是否有新的撕裂、勾畫(huà)、污漬，照片是否有褪色、膠片是否有劃痕，磁帶是否有磁粉脫落），若發(fā)現(xiàn)新增損傷，需立即與用戶核實(shí)情況，填寫(xiě)《檔案損傷記錄表》，明確責(zé)任，必要時(shí)按規(guī)定要求用戶承擔(dān)修復(fù)責(zé)任。?
（三）狀態(tài)確認(rèn)與歸檔存儲(chǔ)?
用戶確認(rèn)：清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，需讓用戶在《檔案歸還登記表》上簽字確認(rèn)，登記表需列明歸還時(shí)間、檔案狀態(tài)、是否有損傷，用戶簽字后視為歸還流程完成；?
歸檔存儲(chǔ)：管理人員需將歸還的檔案按原存儲(chǔ)位置放回庫(kù)房，紙質(zhì)檔案需放回原檔案盒，特殊載體檔案需裝入專用保護(hù)容器（如磁帶放回磁帶盒、照片裝入無(wú)酸密封袋），放回密集架時(shí)需按規(guī)范操作架體，確保檔案放置穩(wěn)固，避免擠壓；歸檔后，需在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)為“已歸還”，完成整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)查閱流程的閉環(huán)。
