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在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，檔案管理正逐步從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體向“紙質(zhì)+電子”雙軌制過渡。紙質(zhì)檔案掃描是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的核心環(huán)節(jié)，電子檔案打印則是滿足線下使用需求的必要手段。兩者作為檔案流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，直接關(guān)系到檔案信息的安全性、完整性與可追溯性。因此，建立嚴(yán)格的權(quán)限控制機(jī)制和規(guī)范的登記制度，是保障檔案管理合規(guī)性、防范信息泄露的重要基礎(chǔ)。
一、權(quán)限控制：筑牢檔案流轉(zhuǎn)安全防線
權(quán)限控制是檔案管理的“第一道閘門”，需根據(jù)檔案密級(jí)、使用場(chǎng)景及人員職責(zé)，構(gòu)建分層分級(jí)的管控體系，確?！坝袡?quán)限者合規(guī)操作，無(wú)權(quán)限者無(wú)法越界”。
對(duì)于紙質(zhì)檔案掃描環(huán)節(jié)，權(quán)限設(shè)置應(yīng)聚焦“誰(shuí)能掃”“能掃什么”。首先，需明確掃描操作人員的資質(zhì)，僅限檔案管理專職人員或經(jīng)授權(quán)的崗位人員承擔(dān)，且需通過檔案安全培訓(xùn)，熟悉掃描流程中的保密要求。其次，根據(jù)檔案密級(jí)（如公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密）設(shè)置掃描權(quán)限，例如機(jī)密級(jí)檔案的掃描需由雙人在場(chǎng)監(jiān)督，掃描后的數(shù)據(jù)直接存入加密服務(wù)器，禁止暫存于個(gè)人設(shè)備。同時(shí)，掃描設(shè)備應(yīng)專人專用，關(guān)閉USB接口、藍(lán)牙等外部傳輸功能，防止掃描文件被私自拷貝。
電子檔案打印的權(quán)限控制則需解決“誰(shuí)能打”“打多少”的問題。應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)打印權(quán)限與用戶角色綁定，例如普通員工僅可打印公開或本部門內(nèi)部檔案，涉密檔案的打印需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門雙重審批。系統(tǒng)需限制打印次數(shù)和范圍，避免同一檔案被無(wú)限制打??；對(duì)于高密級(jí)檔案，可設(shè)置“水印打印”功能，在打印件上自動(dòng)生成包含用戶信息、打印時(shí)間的不可擦除水印，實(shí)現(xiàn)“溯源到人”。
二、登記要求：實(shí)現(xiàn)全流程可追溯管理
登記制度是檔案流轉(zhuǎn)的“軌跡記錄儀”，通過詳實(shí)記錄操作過程，為后續(xù)審計(jì)、追責(zé)提供依據(jù)。登記內(nèi)容需覆蓋操作主體、對(duì)象、時(shí)間及結(jié)果，做到“每一步操作都有記錄，每一份檔案都可追溯”。
紙質(zhì)檔案掃描的登記應(yīng)包含“事前登記”與“事后備案”。掃描前，需在《紙質(zhì)檔案掃描登記表》中記錄檔案編號(hào)、名稱、密級(jí)、掃描用途及申請(qǐng)人信息，經(jīng)審批后啟動(dòng)掃描；掃描過程中，記錄掃描設(shè)備編號(hào)、掃描時(shí)間、操作人員；掃描完成后，需登記電子檔案的存儲(chǔ)路徑、加密方式，并由檔案管理員核對(duì)紙質(zhì)檔案與電子版本的一致性，確認(rèn)無(wú)誤后簽字歸檔。若掃描過程中出現(xiàn)檔案破損、信息遺漏等問題，需在登記中詳細(xì)注明處理方式及結(jié)果。
電子檔案打印的登記需與系統(tǒng)操作日志聯(lián)動(dòng)，形成“線上+線下”雙重記錄。線上由系統(tǒng)自動(dòng)記錄打印用戶、IP地址、檔案編號(hào)、打印頁(yè)數(shù)、打印時(shí)間及審批單號(hào)；線下需由打印人在《電子檔案打印登記冊(cè)》中簽字確認(rèn)，注明打印用途（如工作匯報(bào)、對(duì)外查詢等）。對(duì)于涉密檔案的打印，登記內(nèi)容還應(yīng)包括回收時(shí)限——若打印件為臨時(shí)使用，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交回并登記銷毀情況，確保“用后即清”。
三、協(xié)同管理：權(quán)限與登記的聯(lián)動(dòng)機(jī)制
權(quán)限控制與登記制度并非孤立存在，需通過技術(shù)手段與管理流程實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，形成“權(quán)限前置審核、操作實(shí)時(shí)記錄、事后追溯校驗(yàn)”的閉環(huán)。
在技術(shù)層面，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)權(quán)限與登記的自動(dòng)關(guān)聯(lián)：當(dāng)用戶發(fā)起掃描或打印操作時(shí)，系統(tǒng)先校驗(yàn)其權(quán)限是否匹配，無(wú)權(quán)限則直接攔截；有權(quán)限時(shí)，自動(dòng)生成操作記錄，同步更新至登記臺(tái)賬，避免人工登記的疏漏。例如，掃描完成后，系統(tǒng)可自動(dòng)將掃描信息寫入電子檔案的元數(shù)據(jù)，與紙質(zhì)登記形成對(duì)應(yīng)；打印時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)用戶權(quán)限自動(dòng)限制打印范圍，并將打印記錄與審批流程綁定，確?！坝袑徟赜杏涗洠杏涗洷乜勺匪荨?。
在管理層面，需定期對(duì)權(quán)限設(shè)置與登記記錄進(jìn)行審計(jì)。一方面，核查權(quán)限分配是否合理，是否存在“超職責(zé)授權(quán)”“長(zhǎng)期未使用權(quán)限未回收”等問題；另一方面，抽查登記記錄的完整性，核對(duì)操作記錄與實(shí)際檔案流轉(zhuǎn)是否一致，對(duì)異常操作（如頻繁打印高密級(jí)檔案、掃描后未及時(shí)歸檔）進(jìn)行預(yù)警并追責(zé)。
通過權(quán)限控制與登記要求的協(xié)同發(fā)力，既能從源頭防范檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，又能為檔案管理的合規(guī)性提供堅(jiān)實(shí)支撐，最終實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全、高效流轉(zhuǎn)。
