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《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）是企業(yè)檔案管理的根本遵循，其修訂與實施明確了企業(yè)在檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的法定責任。企業(yè)若未落實《檔案法》要求，不僅可能導致檔案損毀、信息流失，還將面臨行政處罰，影響經營信譽。推動《檔案法》實操落地，需先明確合規(guī)核心要點，再通過年度自查查漏補缺，形成“合規(guī)建設-自查優(yōu)化”的閉環(huán)管理。以下從合規(guī)要點與年度自查清單兩方面，為企業(yè)提供可落地的操作指引。
一、企業(yè)檔案管理合規(guī)核心要點?
（一）檔案收集：應歸盡歸，不缺不漏?
根據(jù)《檔案法》第十三條，企業(yè)需對在經營管理、生產研發(fā)、對外合作等活動中形成的具有保存價值的材料（包括紙質文件、電子數(shù)據(jù)、音視頻等）進行全面收集。需明確收集范圍：涵蓋合同協(xié)議、財務報表、知識產權文件、員工檔案、安全生產記錄等；規(guī)定收集時限：業(yè)務結束后30日內需完成材料歸集，電子文件需同步備份至檔案管理系統(tǒng)；特殊場景下（如項目終止、員工離職），需提前制定檔案交接清單，確保檔案隨業(yè)務流程同步轉移，避免遺漏。?
（二）檔案保管：安全可控，符合標準?
《檔案法》第十六條要求企業(yè)采取保障檔案安全的保管措施。硬件上，檔案庫房需符合“防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防磁”標準，配備滅火器、溫濕度計、除濕機等設備，電子檔案存儲服務器需單獨部署，與外網(wǎng)物理隔離；管理上，建立檔案保管臺賬，記錄檔案入庫、借閱、銷毀等流轉信息，電子檔案需采用加密存儲，定期檢測存儲介質健康狀態(tài)；保管期限需嚴格遵循國家及行業(yè)規(guī)定，永久保管檔案（如企業(yè)章程、重大合同）需單獨存放，定期檢查完好度。?
（三）檔案利用：依規(guī)授權，全程可溯?
《檔案法》第十九條強調檔案利用需遵循合法、有序原則。企業(yè)需制定檔案利用制度：明確不同崗位的檔案訪問權限（如普通員工可查閱本崗位相關檔案，管理層可查閱經營管理類檔案），利用電子檔案需通過賬號密碼、人臉識別等身份認證；利用流程需留痕，紙質檔案借閱需填寫申請表，注明利用目的、期限，電子檔案查閱需自動記錄操作日志（包括查閱人、時間、內容）；嚴禁擅自復制、篡改檔案，若因工作需要復制，需經檔案管理部門審批，并標注“復制件”字樣。?
（四）檔案銷毀：依法依規(guī)，全程記錄?
《檔案法》第二十二條規(guī)定檔案銷毀需符合法定程序。企業(yè)需成立檔案銷毀工作組（由檔案、法務、業(yè)務部門人員組成），對保管期滿且無繼續(xù)保存價值的檔案進行鑒定；鑒定通過后，制定檔案銷毀清單，明確檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因，報企業(yè)負責人審批；銷毀過程需全程監(jiān)督，紙質檔案需委托有資質的機構集中銷毀，電子檔案需徹底刪除（包括備份文件），并拍攝銷毀過程視頻、留存銷毀憑證，銷毀清單需永久保存。?
二、企業(yè)檔案管理年度自查清單?
（一）基礎管理自查?
自查檔案管理制度是否完善：是否根據(jù)《檔案法》及行業(yè)規(guī)定更新制度（如電子檔案管理、檔案利用等制度），制度是否向全體員工公示；?
自查檔案管理機構與人員：是否明確檔案管理部門及崗位職責，檔案管理人員是否接受過《檔案法》及專業(yè)技能培訓；?
自查檔案庫房與設備：庫房溫濕度是否符合標準（溫度14-24℃，相對濕度45%-60%），防火、防盜等設備是否正常運行，電子檔案存儲設備是否定期維護。?
（二）核心環(huán)節(jié)自查?
收集環(huán)節(jié)：抽查近一年業(yè)務活動形成的材料（如合同、報表），檢查是否全部歸集至檔案管理部門，收集時限是否符合規(guī)定；?
保管環(huán)節(jié)：核對檔案保管臺賬與實際檔案數(shù)量，檢查永久保管檔案是否完好，電子檔案加密措施是否有效，備份是否完整；?
利用環(huán)節(jié)：隨機抽查檔案利用記錄，檢查訪問權限是否與崗位匹配，操作日志是否完整，復制檔案是否經審批；?
銷毀環(huán)節(jié)：檢查本年度保管期滿檔案的鑒定、審批流程，銷毀清單是否完整，銷毀憑證與視頻是否留存。?
（三）問題整改與優(yōu)化?
對自查發(fā)現(xiàn)的問題（如部分檔案未及時收集、權限設置不合理），制定整改計劃，明確整改責任人、期限；?
分析問題成因，若因制度不完善導致，需修訂相關制度；若因人員操作不規(guī)范導致，需組織專項培訓；?
整理自查報告，總結合規(guī)亮點與不足，作為下一年度檔案管理合規(guī)建設的依據(jù)，同時將自查報告存檔備查。
